Salut !
Si j’avais une boule de cristal qui répondait à UNE seule question pour les dirigeants d’agences, ce serait celle-là :
“Est-ce que je dois recruter en interne ou bosser avec des freelances ?”
Parce que franchement, c’est LA question qui revient TOUT LE TEMPS.
Designer, dev, SEO, rédacteur... peu importe la compétence, le dilemme est le même.
Et devine quoi ?
Je n’ai toujours pas de boule de cristal.
Mais …
Après 16 ans à diriger une agence WordPress et à me poser cette question pour chaque poste, j’ai développé une méthode.
Pas magique.
Juste pragmatique.
Aujourd’hui, je te la partage.
(Ceci est l’article 1/3 d’une série sur “Scaler une agence web sans se brûler”. La semaine prochaine : “Systèmes > Héros : Comment créer une machine qui tourne sans vous”)
📌 SI TU ME DÉCOUVRES...
Hey !
Moi c’est Emilie, experte business WordPress
En bref :
J’ai co-fondé et développé Whodunit (agence de 27 personnes) pendant 16 ans
Aujourd’hui j’aide les freelances et agences à transformer leur vision en business structuré et rentable
Ma conviction : on entre dans une nouvelle ère du business WordPress.
Je t’accompagne dans cette transition.Ma méthode : clarifie. Systématise. Scale.
Je partage ici mes coulisses et mes systèmes concrets, pas de la théorie
LA QUESTION QUI REVIENT TOUJOURS
Que tu sois freelance qui veut passer à l’agence, ou déjà à la tête d’une équipe, tu te poses forcément ces questions :
Est-ce que j’internalise tout pour avoir le contrôle total ?
Est-ce que je travaille avec des partenaires externes ?
Comment je choisis mes partenaires ?
Est-ce que c’est moi qui facture tout au client ?
Ou je le mets en relation directe avec mes prestataires ?
Et surtout : comment je décide ?
Parce que le piège, tu le connais : tu démarre avec des sites WordPress.
C’est ton expertise.
Puis un client te demande de faire aussi le design.
Tu dis oui.
Puis un autre veut du SEO.
Tu dis oui.
Puis on te demande de la rédaction de contenu.
Tu dis oui.
Puis un logo.
Tu dis oui.
Et là, tu te retrouves à galérer pour trouver des freelances de dernière minute, à coordonner 5 prestataires différents, et à passer plus de temps en gestion de projet qu’à faire ce que tu fais réellement de mieux.
(Ou alors tu n’as jamais dit oui et tu as été plus malin que moi, n’hésite pas à t’en vanter en commentaire :p)
LE CALCUL QU’ON NE FAIT PAS ASSEZ
Internaliser ou externaliser, ce n’est pas une question philosophique.
C’est une question de rentabilité.
Laisse-moi te montrer 👇
Le calcul de base
Prenons un exemple concret : le design.
Tu as 2 options
OPTION A : internaliser = recruter un(e) designer
Salaire brut annuel : 35K€
Charges patronales (42%) : 15K€
Coût total annuel : 50K€
Pour rentabiliser ce poste, il faut :
□ Facturer minimum 70K€ de design par an (avec une marge de 30%)
□ Avoir suffisamment de projets pour occuper cette personne 10 mois/12
□ Accepter de payer ce salaire même les mois creux
Si tu factures le design à 500€/jour, il te faut 140 jours de design facturés pour rentabiliser.
Question … Est-ce que tu as 140 jours de design à facturer par an ?
Si la réponse est non, l’internalisation n’a aucun sens économique.
OPTION B : externaliser = travailler avec un freelance
Coût à la demande : 400-600€/jour selon le niveau d’expertise
Tu paies UNIQUEMENT ce que tu consommes
Pas de charges fixes
Si tu as besoin de 40 jours de design dans l’année :
• 40 jours × 500€ = 20K€
• Tu économises 30K€ par rapport à l’internalisation
Et tu peux facturer ce design au client à 700€/jour avec une marge confortable.
Mais il y a un MAIS
Ce calcul, c’est la base.
Maintenant, il y a d’autres variables.
Quand l’internalisation fait sens :
👉 Tu as un volume RÉCURRENT et PRÉVISIBLE
👉 C’est ton cœur de métier (ce qui te différencie)
👉 Tu veux garder le contrôle total de la qualité
👉 Tu formes cette personne à TES process
👉 Ça correspond à ta vision d’entreprise
Quand l’externalisation fait sens :
👉 Le besoin est ponctuel ou irrégulier
👉 Ce n’est PAS ton cœur de métier
👉 Tu veux accéder à des expertises de pointe
👉 Tu veux rester flexible selon les projets
👉 Ça te permet de tester avant d’internaliser
MON PARCOURS AVEC WHODUNIT
Chez Whodunit, on a fait les DEUX.
On a internalisé, externalisé, puis ré-internalisé, puis ré-externalisé le design.
Et voici pourquoi à chaque fois.
Phase 1 : internalisé par défaut
(début de Whodunit)
Au début, j’étais directrice artistique.
Le design était naturellement internalisé. C’était moi.
Simple :)
Phase 2 : premier recrutement d’un DA
(quand j’ai arrêté la prod)
Quand j’ai dû me concentrer sur d’autres sujets que la production (stratégie, business dev, management), on a recruté un DA.
On l’a gardé pendant très longtemps.
Pourquoi ça fonctionnait ?
✅ Volume de projets avec du design : élevé
✅ Besoin d’une cohérence visuelle sur nos projets
✅ Rentabilité : les maths fonctionnaient
Phase 3 : pivot + technique = exit le design interne (quelques années)
Puis notre positionnement a évolué.
On a vendu beaucoup plus de technique et beaucoup moins de design.
Notre designer était sous-utilisé.
Décision : on s’en sépare, on passe aux freelances
Pendant quelques années, on a travaillé avec des designers freelances sur une base projet par projet.
Les maths ne fonctionnaient plus pour l’internalisation.
Phase 4 : retour du design interne
(nouveau profil)
Quelques années plus tard, nouveau virage.
On s’est mis à livrer beaucoup plus de sites.
Les besoins de design sont revenus en force.
Décision : on recrute à nouveau un designer.
Mais attention : pas du tout le même profil que le premier.
Le marché avait évolué.
Nos clients avaient évolué.
Nos besoins avaient évolué.
Les maths fonctionnaient à nouveau pour l’internalisation.
Phase 5 : re-externalisation (aujourd’hui)
Au départ de ce designer, on ne l’a pas remplacé.
Pourquoi ?
□ Économiquement, ce n’est plus rentable avec notre volume actuel
□ Flexibilité : on peut adapter le style de design en fonction du type de client
□ Collaboration avec des agences : beaucoup de nos projets, c’est nous qui faisons le dev et une autre agence qui s’occupe du design
Résultat aujourd’hui ?
✅ On a une équipe focus sur notre cœur de métier (le développement WordPress).
✅ On travaille avec des freelances et des agences partenaires pour le design.
✅ Et on peut proposer différents styles selon les projets.
La leçon à retenir
Il n’y a PAS de “bonne” réponse universelle.
Il y a la bonne réponse pour TON contexte, À CE MOMENT-LÀ.
Ce qui est malin aujourd’hui ne le sera peut-être plus dans 2 ans.
Et c’est OK.
L’important, c’est de :
☝️ Faire le calcul régulièrement
✌️ Être honnête sur le volume réel
🤟 Accepter de changer de stratégie quand les maths ne fonctionnent plus
CE QUE JE CONSEILLE EN MENTORAT
Quand un dirigeant d’agence vient me voir pour cette question d’internalisation vs externalisation, je ne donne JAMAIS une réponse toute faite.
Je pose 4 questions clés
1. Quel est ton volume annuel réel ?
Compte les jours de l’année passée.
Pas tes projections optimistes, la RÉALITÉ.
Si c’est moins de 100 jours/an → externalise
Si c’est plus de 150 jours/an → envisage l’internalisation
2. Est-ce que ça fait partie de ton ADN ?
Ce qui te différencie de la concurrence = à garder en interne
Le reste = délégable
Mais attention : il y a 2 facettes à l’ADN.
L’ADN de ton agence : c’est quoi ton cœur de métier ? Ta différenciation ?
TON ADN à toi : est-ce que tu VEUX manager ?
Parce que recruter, ce n’est pas juste “avoir quelqu’un qui fait le job”.
C’est aussi :
• Manager au quotidien
• Former
• Gérer les montées en compétences
• Anticiper les évolutions de carrière
• Et au-delà d’un certain volume, recruter... des managers
Je connais des très bonnes agences qui se développent uniquement avec des freelances.
Et d’autres qui ne font qu’en interne.
Les deux modèles fonctionnent.
Tout dépend de ce que TU veux vraiment.
3. As-tu la trésorerie pour tenir 6 mois ?
Sans coussin financier = trop risqué
4. Qu’est-ce qui t’empêche de dormir ?
Peur de perdre le contrôle ? Peur de t’engager financièrement ?
Identifie ta vraie peur, puis construis des garde-fous.
CE QU’EN PENSENT D’AUTRES AGENCES
Dans les conversations entre pros d’agence WordPress que j’ai écoutées récemment, Brad Williams de WebDev Studios (une grosse agence US) disait un truc super intéressant :
“Lean into what you excel and where you don’t.”
Traduction : Appuie-toi sur ce que tu fais exceptionnellement bien, et sois honnête sur ce que tu ne fais pas.
Il expliquait que chez WebDev Studios, ils travaillent avec des partenaires pour :
• Le design (agences et freelances)
• Le SEO technique
• La rédaction de contenu
Il dit que les clients respectent davantage cette honnêteté.
Quand tu leur dis : “On ne fait pas ça en interne, mais je connais les meilleurs dans ce domaine et je vais coordonner le tout”, ils se sentent plus en confiance.
Parce que ça prouve que tu es un vrai expert de TON domaine.
Pas un généraliste qui fait tout à moitié.
Autre exemple intéressant :
Brad a vendu leur division maintenance (Maintain) à SiteCare parce que ça prenait trop de temps de management vs la valeur générée.
Sa conclusion ? “Parfois, externaliser complètement un service, même rentable, c’est la meilleure décision stratégique pour se concentrer sur ce qui a le plus d’impact.”
Tu peux en savoir dans cet artice sur les stratégies d’agences WordPress en 2026
Ça rejoint exactement ce que je dis : il n’y a pas de bonne réponse universelle.
Il y a la bonne réponse pour TON contexte.
QUI FACTURE LE CLIENT ?
OPTION 1 : tu sous-traites et tu refactures
Comment ça marche :
• Le freelance te facture 500€/jour
• Tu factures le client 700€/jour
• Tu prends une marge de coordination (200€/jour dans cet exemple)
Avantages :
✅ Tu gardes le contrôle total
✅ Le client n’a qu’un seul interlocuteur (toi)
✅ Tu prends une marge sur le service
Inconvénients :
⚠️ Tu es responsable si ça se passe mal
⚠️ Tu dois gérer la trésorerie (payer le freelance avant d’être payé)
⚠️ Plus de gestion administrative
OPTION 2 : le client contracte directement avec le prestataire
Comment ça marche :
• Tu mets le client en relation avec le freelance
• Ils signent un contrat direct
• Tu coordonnes le projet
Avantages :
✅ Zéro risque financier pour toi
✅ Moins de gestion administrative
✅ Transparence totale
Inconvénients :
⚠️ Tu ne prends pas de marge
⚠️ Moins de contrôle sur la relation
⚠️ Le client peut court-circuiter l’agence
L‘essentiel est de clarifier dès le départ qui gère quoi.
MAIS … ET TA VISION DANS TOUT ÇA ?
Le calcul économique, c’est important.
Mais il y a un autre facteur ESSENTIEL : ta vision d’entreprise.
Exemple : si ta vision, c’est de devenir l’agence de référence sur l’accessibilité RGAA en France, alors il FAUT internaliser cette compétence, même si économiquement ce n’est pas rentable la première année.
Parce que c’est ce qui va te différencier.
C’est ce qui va attirer les bons clients.
C’est ce qui va construire ta réputation.
Internaliser ou externaliser, ce n’est pas QUE une question de rentabilité immédiate.
C’est aussi une question de positionnement stratégique.
(Si tu veux creuser la question de la vision d’entreprise, j’en ai parlé ici 👇)
📚 MA VEILLE DE LA SEMAINE
5 phrases qui sabotent tes relances clients (et ce qu’il faut dire à la place)
“Je suis vraiment désolée de vous relancer...”
Pendant des années, j’ai commencé mes relances comme ça.
Résultat ? Délais de paiement interminables.
Le problème ? Mes mots.
Le changement ? Passer à l’assertif, au factuel, au professionnel.
🤝 BESOIN D’UN COUP DE POUCE ?
Tu veux structurer ton agence pour passer au niveau supérieur sans t’épuiser ?
Voici comment je peux t’aider :
→ Mentorat 1-to-1 : On travaille ensemble sur ta stratégie de croissance et ton modèle économique
→ Tu veux qu’on en parle en direct ? Tous les jeudis après-midi, c’est Open Office et j’ouvre 3 créneaux de 30 min.
🔮 LA SEMAINE PROCHAINE...
Dans le prochain épisode de cette série “Scaler une agence web sans se brûler” (Article 2/3), je te dévoile comment créer une machine qui tourne sans vous.
Les 5 systèmes pour transformer ton agence en machine autonome.
Et surtout : comment accepter psychologiquement de ne plus être le héros indispensable.
À mercredi prochain,
Emilie
PS : Si cette newsletter t’a aidé à y voir plus clair, partage-la à un autre dirigeant d’agence qui se pose ces questions. On est plus forts ensemble 💪
Pour compléter la réflexion, le type d’engagement peut également peser dans la balance.
Un sous-traitant au forfait permet une meilleure maîtrise des coûts (à condition que le périmètre soit suffisamment clair pour qu’il puisse réellement s’engager).
L’idéal reste un alignement des modèles d’engagement des deux côtés afin d’éviter les risques de dérapage financier (ex: un projet vendu au forfait côté client avec des sous-traitants facturés au temps passé). Ce point devient encore plus critique lorsque la compétence n’est pas maîtrisée en interne ou que le périmètre projet reste flou.