Salut !
"Vous faites combien de CA ?"
C'est souvent la première question qu'on me pose quand je parle de mon agence Whodunit.
Comme si ce chiffre, à lui seul, pouvait définir notre réussite.
Ou la santé de mon business.
Et pourtant...
En 2024, nous avons enchaîné des mois de CA record.
C’est notre meilleur bilan en 16 ans.
Sur le papier, tout était parfait.
Dans la réalité ?
J'ai passé un vendredi soir en novembre dernier à fixer anxieusement l'écran de mon compte bancaire professionnel, me demandant comment nous allions payer les salaires du mois suivant.
Et je te parle pas du super week end qui a suivi.
Le chiffre d'affaires, c'est comme le compteur de vitesse d'une voiture : impressionnant quand il grimpe, mais qui ne te dit rien sur le niveau d'essence, la température du moteur ou l'état des freins.
Tu peux rouler à 180 km/h... et tomber en panne 5 minutes plus tard.
Si tu préfères, c’est une jolie carrosserie … qui ne dit rien sur l’état de ton moteur.
Ce week-end de novembre a été un rappel brutal : même avec le meilleur CA de ton histoire, tu peux te retrouver dos au mur si tu ne surveilles pas les bons indicateurs.
Cette semaine, je te dévoile mes 10 indicateurs qui ont transformé mon pilotage et qui me permettent de prendre des décisions basées sur des faits, pas sur des impressions.
Et crois-moi, ils sont bien plus révélateurs qu'un simple chiffre d'affaires...
📌 SI TU ME DÉCOUVRES...
Hey ! Moi c'est Emilie,
En bref :
Une freelance devenue dirigeante de 27 salariés en full remote
Depuis 16 ans, on ne fait que du WordPress, mais pas comme les autres
J'ai créé la Whodunit Academy pour former la nouvelle génération
Je teste, j'expérimente et je partage tout ce que j'apprends
Et je suis convaincue que l'IA va révolutionner nos métiers (en bien !)
Dans cette newsletter, tu découvriras les systèmes qu'on met en place, les outils qu'on teste, et surtout les erreurs à éviter pour créer une agence qui dure.
Si tu veux gagner du temps dans ton parcours, bienvenue dans l'aventure !
POURQUOI PERSONNE NE NOUS APPREND LES VRAIS CHIFFRES À SURVEILLER 🤔
As-tu remarqué comme notre écosystème entrepreneurial est obsédé par le chiffre d'affaires ?
Les magazines titrent sur "les entreprises qui grandissent le plus vite".
Les investisseurs te demandent ta courbe de croissance.
Les concours récompensent ceux qui affichent les plus gros chiffres.
Mais étrangement, personne ne t'apprend quels sont les chiffres qui comptent vraiment.
À l'école, on ne nous enseigne pas comment lire un bilan.
Dans les formations entrepreneuriales, on nous parle vaguement de marges.
Et dans les réseaux d'entrepreneurs, on échange des conseils pour "booster son CA" plutôt que pour "construire une entreprise financièrement solide".
Le résultat ? On pilote nos entreprises avec un tableau de bord incomplet.
En 16 ans à la tête de mon agence, j'ai traversé plusieurs crises.
Chacune m'a appris - souvent douloureusement - à surveiller de nouveaux indicateurs.
Chaque "mur" rencontré a enrichi mon tableau de bord.
Le virage stratégique de 2016 m'a fait découvrir la valeur du ratio de renouvellement client et l'importance du récurrent.
La période Covid m'a définitivement appris l'importance du cash runway.
Et la restructuration de 2024 m'a révélé la puissance du taux d'occupation.
C'est précisément le but de cette newsletter : te faire gagner des années d'apprentissage et t'éviter de te cogner aux mêmes murs que moi.
LES 10 INDICATEURS QUI ONT TRANSFORMÉ MON PILOTAGE D'AGENCE WORDPRESS
Je te partage 10 indicateurs essentiels, en les séparant en trois catégories : ceux que j'utilise déjà, ceux que j'apprends à intégrer, et ceux que je prévois de mettre en place prochainement.
🟢 LES INDICATEURS QUE JE SUIS DÉJÀ
1. Le taux d'occupation de l'équipe
Dans notre agence, la masse salariale représente 85% des coûts.
(Je sais c’est beaucoup).
Alors, un taux d'occupation qui baisse est un signal d'alarme.
Quand ton développeur WordPress n'est pas sur un projet facturable, c'est environ 500€/jour de marge brute qui s'envolent.
Comment je le calcule : (Nombre de jours facturables / Capacité de l'équipe) x100
Je vise 75%, pas 100%.
Une équipe WordPress à 100% est soit surbookée, soit mal gérée.
L'espace restant, les 25%, sont nécessaires pour nos réus internes, la contribution, la veille technique et l'amélioration de nos frameworks internes.
Ce KPI me donne aussi le montant minimum de CA que je dois facturer : nombre de jours disponibles × notre TJM moyen. La BASE.
2. Le "runway" ou autonomie financière
Cet indicateur est devenu CRUCIAL pour moi depuis la crise COVID.
Il me dit exactement combien de mois mon agence WordPress peut tenir sans signer de nouveau projet.
Dans un secteur où les cycles de vente peuvent s'allonger (parfois 2-3 mois pour un gros projet), maintenir un runway d'au moins 4/6 mois est essentiel.
Mais plus on grossit, plus ce chiffre est impossible à atteindre.
Comment je le calcule : trésorerie disponible ÷ (dépenses mensuelles moyennes - revenus à venir garantis)
Mon astuce : je fais deux calculs : un runway "survie" (avec uniquement les dépenses incompressibles / mode pessimiste) et un runway "standard" (avec toutes les dépenses).
La différence entre les deux me donne ma marge de manœuvre en cas de crise.
3. Le pourcentage de revenus récurrents
La clé de mon modèle !
Dans une agence WordPress, la prévisibilité est aussi importante que la rentabilité.
Notre modèle repose sur l'équilibre entre création de sites (projets ponctuels) et maintenance/évolution (revenus récurrents).
C'est ce récurrent qui nous a sauvés pendant la crise COVID quand les nouveaux projets se sont brutalement taris.
Comment je le calcule : (revenus récurrents / total des revenus) × 100
4. Le positionnement de notre CA dans le marché
Un indicateur plus stratégique qui me permet de situer mon agence WordPress dans l'écosystème.
Il me permet de savoir si nos difficultés ou succès sont liés à nos choix internes ou à des tendances de marché.
Croître de 5% quand le marché WordPress est à +15% est en réalité un signal d'alerte. À l'inverse, maintenir notre performance dans un secteur en recul est une vraie victoire.
Comment je le calcule : je compare notre CA et sa croissance aux données sectorielles disponibles … en échangeant surtout avec les confrères :)
5. Le seuil de rentabilité et les marges
Essentiels pour prendre les bonnes décisions de scaling de mon agence.
Un CA plus important avec une marge plus faible peut en réalité nous éloigner de la rentabilité !
Par exemple, quand j'ai ajouté un pôle TMA à notre offre, ces indicateurs m'ont permis de savoir exactement combien de projets nous devions signer pour rentabiliser les nouvelles compétences et les outils.
6. Le pipeline commercial à 3 mois
Bien plus qu'une simple liste de prospects, c'est mon baromètre d'activité future.
Ce chiffre me donne une visibilité sur ce qui va rentrer dans les 3 prochains mois.
Pour une agence WordPress où les projets peuvent facilement durer 3-6 mois, c'est crucial pour planifier nos ressources et éviter les périodes creuses ou de surcharge.
🟠 LES INDICATEURS QUE J'APPRENDS À SUIVRE
7. L'Excédent Brut d'Exploitation (EBE)
L'EBE est la "vérité nue" de la performance de mon agence.
Dans un secteur comme les agences web, où les marges sont sous pression constante, cet indicateur me permet de voir si nous sommes réellement rentables une fois tous les coûts opérationnels pris en compte.
Mais j’ai encore du mal à bien le dompter :)
8. Le délai moyen de paiement client (DSO)
Le meilleur prédicteur de la trésorerie future pour mon agence. Une augmentation du DSO est souvent le signe de problèmes à venir.
Nous travaillons souvent avec des PME, un client qui commence à payer en retard est rarement un bon signe. Cela peut annoncer des difficultés plus profondes qui affecteront ensuite les projets d'évolution.
Mais j’ai du mal à le suivre encore régulièrement.
🔴 LES INDICATEURS QUE JE PRÉVOIS DE METTRE EN PLACE
9. Le ratio de renouvellement client
Le facteur clé pour bâtir une croissance durable de mon agence WordPress sans m'épuiser à conquérir toujours de nouveaux clients.
Acquérir un nouveau client coûte 5 à 10 fois plus cher que de développer un existant.
Un faible taux de renouvellement peut indiquer que nos sites ne répondent pas aux besoins d'évolution des clients, ou que notre approche maintenance n'est pas assez proactive.
Mon plan : je veux segmenter ce ratio par type de projet WordPress et par taille de client.
10. Le TJM moyen réellement facturé
Contrairement à ce qu'on pourrait croire, ce n'est pas le montant qui m'intéresse, mais l'écart entre le TJM théorique et le TJM réellement facturé.
Un écart croissant entre TJM théorique et TJM réel est souvent le premier signe de dérive. Ca arrive souvent quand on sous-estime la complexité des intégrations tierces, la migration de contenus, ou les demandes de personnalisation "qui semblaient simples".
Mon objectif : mettre en place un suivi projet par projet, car la moyenne globale peut masquer des problèmes sérieux sur certains types de projets.
📊 PETIT SONDAGE
✋ TON ACTION DU JOUR
Cette semaine, je t'invite à créer ton propre dashboard “minimaliste” :
Identifie tes 3-5 indicateurs vraiment critiques
• Quels chiffres te donneraient une vision claire de ton activité ?
• Quels problèmes as-tu rencontrés que des indicateurs auraient pu anticiper ?Détermine d'où viennent ces données
• Sont-elles déjà disponibles dans tes outils actuels ?
• Comment automatiser leur collecte ?Crée une première version simple
• Sur Excel, Notion, ou même papier
• L'important est de commencer, tu peaufineras plus tard
Même une version imparfaite te donnera des insights plus pertinents qu'un simple suivi de CA !
🤝 BESOIN D'UN COUP DE POUCE ?
Tu sais ce qui est encore plus efficace que de copier un système ?
Avoir quelqu'un qui te guide pour l'adapter à TA réalité.
Parce que chaque entreprise est unique.
Chaque dirigeant.e a son style.
Et surtout, chaque business a ses défis spécifiques.
C'est pour ça que je propose des sessions de mentorat personnalisé où on travaille ensemble sur :
La structuration de ton business en fonction de TES priorités
L'adaptation des outils à TON workflow
L'optimisation de TES process pour une croissance sereine
→ Découvre mon programme de mentorat
Ou commençons plus simplement : réserve 30 minutes pour explorer comment je peux t'aider à mettre en place un système qui te ressemble.
C'est sans engagement, juste une conversation entre entrepreneurs pour voir si on peut faire un bout de chemin ensemble 🤝
🔮 LA SEMAINE PROCHAINE...
La semaine prochaine, je lance une série spéciale en 5 parties : "survivre et prospérer en 2025".
Premier épisode ?
"Le diagnostic de résilience" où je te partagerai un test concret pour évaluer la capacité de ton business à traverser les turbulences économiques actuelles.
Tu découvriras exactement où sont tes points faibles... et quelles actions immédiates mettre en place pour les renforcer.
À mercredi prochain !
Emilie
PS : Cette newsletter, c'est mon rendez-vous hebdo pour partager avec toi les coulisses de mon agence. Sans filtre, et toujours avec des conseils concrets.
Tu penses qu’elle peut aider un confrère ? N’hésite pas à lui partager !