Tu sais, dans cette ère de la communication digitale, on se retrouve souvent à jongler entre dix mille canaux de communication …
Et on va pas se mentir, parfois, ça vire au casse-tête fomo !
C'est pourquoi j'ai décidé de relever un nouveau défi, que j’ai envie de partager avec toi, l’occasion d’un Build In Public =)
Instaurer une Charte de Communication au sein de notre équipe !
Allez, je t'explique tout ! 👇
Pourquoi une charte de communication ?
Qui n'a jamais perdu un message important dans une mer de notifications ?
Ou pire encore, qui n'a jamais senti cette petite pointe d'angoisse à l'idée de manquer une information cruciale dans le flot incessant de messages qui déferlent chaque jour ?
Eh bien, c'est là que la charte de communication entre en jeu !
Dans ce monde hyperconnecté, il est devenu impératif de mettre de l'ordre dans notre manière de communiquer. Non seulement pour préserver notre santé mentale (parce que, avouons-le, personne n'aime se sentir submergé), mais aussi pour garantir une collaboration efficace et harmonieuse au sein de l'équipe.
Voici quelques bonnes raisons de se lancer :
👉 Optimisation des outils : pour éviter la surcharge d'informations et utiliser judicieusement chaque outil à notre disposition.
👉 Accès rapide aux infos : plus besoin de jouer les détectives pour retrouver une information cruciale.
👉 Moins d'interruptions : créons un environnement de travail où la concentration est reine.
👉 Des attentes clairement définies : évitons les malentendus en établissant des temps de réponse raisonnables.
👉 Promouvoir l'inclusion : assurons une communication équitable, quels que soient les lieux de travail.
👉 Stop aux réunions inutiles : parce que nous avons tous mieux à faire que de participer à des réunions qui pourraient être des emails !
Quelques idées pour démarrer
Pour te donner une petite idée, voici quelques éléments que je pense intégrer, accompagnés de quelques astuces pour les mettre en œuvre efficacement :
💡 Canaux de communication : définir clairement quels canaux utiliser pour quel type de conversation. Par exemple, utiliser les emails pour les communications formelles et les messageries instantanées pour les discussions informelles.
Et un petit conseil d'amie, évite les discussions importantes dans les fils de discussion groupés, elles ont tendance à se perdre dans le flot de messages !
💡 Temps de réponse : établir des délais de réponse raisonnables.
Par exemple, fixer un délai de 24 heures pour répondre aux emails et de 2 heures pour les messages instantanés pendant les heures de travail.
Et n'oublie pas, il est tout à fait acceptable de signaler quand tu es en train de travailler sur une tâche qui nécessite une concentration totale et que tu ne seras pas disponible pour répondre immédiatement.
💡 Horaires de travail flexibles : instaurer des moments de "non-disturbance" pour permettre un travail concentré sans interruptions.
Par exemple, mettre en place des créneaux horaires où l'équipe est encouragée à se déconnecter des canaux de communication pour se concentrer sur leur travail.
Et n'oublie pas, un peu de flexibilité peut aller loin dans la promotion d'un équilibre travail-vie personnelle sain.
💡 Réunions efficaces : mettons en place des réunions avec un ordre du jour clair et une durée limitée.
Par exemple, limiter les réunions à 30 minutes et toujours avoir un ordre du jour précis pour éviter les discussions hors sujet.
Et un petit bonus, pourquoi ne pas instaurer des réunions "sans réunion" où l'équipe peut utiliser ce temps pour travailler sur leurs projets en cours ?
Mes craintes (oui j’en ai aussi)
Aussi enthousiaste que je sois à l'idée de mettre en place cette charte de communication, j'ai aussi quelques réserves.
Parce que, soyons réalistes, chaque nouvelle initiative vient avec son lot de défis et d'incertitudes …
En voici quelques-unes :
😱 Résistance au changement : il est naturel que tout le monde ne soit pas immédiatement à bord avec les nouveaux changements.
J'ai peur que certains membres de l'équipe trouvent difficile de s'adapter aux nouvelles directives de communication.
😱 Surcharge d'informations : en définissant des canaux spécifiques pour différents types de communication, je crains qu'il puisse y avoir une période d'ajustement où nous nous retrouvons avec encore plus d'informations à gérer.
😱 Équilibre entre structure et flexibilité : trouver le bon équilibre entre mettre en place une structure de communication claire sans étouffer la flexibilité et la spontanéité qui font souvent la richesse des discussions en équipe.
😱 Mise en œuvre efficace : j'ai une petite crainte que la mise en œuvre de la charte prenne plus de temps que prévu, avec des ajustements et des révisions nécessaires pour qu'elle réponde parfaitement aux besoins de notre équipe.
Mais, malgré ces craintes, je suis déterminée à aller de l'avant 💪
Parce que je crois fermement que les avantages potentiels l'emportent largement sur les défis. Et puis, entre nous, qui n'aime pas un bon défi pour pimenter un peu ses journées au travail ?
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Je partagerai bientôt les résultats et les enseignements tirés de cette expérience