Salut !
Combien de fois tu as regretté d’avoir signé un client ?
Tu sais, ce moment où tu envoies le devis en te disant “mouais, c’est pas ouf mais bon, faut remplir le planning”...
Et 3 semaines après, tu te tapes le front en mode “POURQUOI j’ai dit oui ?!”
Le client qui :
Te demande 47 versions différentes du même bouton
Ne paie jamais à temps
T’écrit à 23h avec “juste une petite question”
Compare ton travail avec ce que fait son cousin sur Wix
Alors que pendant ce temps-là, tu as refusé un autre projet parce que ton planning était plein.
On est tous passés par là.
Le truc, c’est qu’on a tendance à penser que le problème c’est :
□ Qu’on ne sait pas dire non
□ Qu’on n’est pas assez chers
□ Qu’on manque de clients
Mmm non, ce n’est pas ça.
C’est juste qu’on n’a pas de système pour décider AVANT de signer.
On fonctionne au feeling. À l’intuition.
À “allez on tente, on verra bien”.
Et ça, ça coûte une FORTUNE, en temps. en énergie, en rentabilité.
Et souvent en santé mentale…
Aujourd’hui, je vais te partager un système qu’on utilise chez Whodunit depuis plusieurs années et qui a tout changé : une grille d’analyse en 5 critères pour savoir en moins de 5 minutes si un projet mérite ton OUI ou ton NON.
👉 Les 5 questions à te poser AVANT d’envoyer un devis
👉 Le système pour filtrer les opportunités (même quand tu as besoin de CA)
👉 Les red flags qui doivent te faire fuir direct
Ceci est l’article 3/3 de la série “Scaler une agence web sans se brûler”.
Si tu veux (re)lire les articles précédents :
Allez, on y va. 👇
📌 SI TU ME DÉCOUVRES...
Hey ! Moi c’est Emilie,
En bref :
J’ai co-fondé et développé Whodunit (agence de 27 personnes) pendant 16 ans
Aujourd’hui j’aide les freelances et agences à transformer leur vision en business structuré et rentable
Ma conviction : on entre dans une nouvelle ère du business WordPress.
Je t’accompagne dans cette transition
Ma méthode : clarifie. Systématise. Scale
Je partage ici mes coulisses et mes systèmes concrets, pas de la théorie
POURQUOI ON ACCEPTE LES MAUVAIS PROJETS
Pourquoi on dit oui à des projets qu’on SAIT qu’on va regretter ?
Parce qu’on a PEUR … of course :)
Peur de manquer de CA le mois prochain
Peur d’avoir un trou dans le planning
Peur de perdre un “gros” client
Peur de dire non et de passer pour des cons
Du coup … On accepte des projets pourris.
On se dit “allez, celui-là je le prends pour la tréso”.
Et on se retrouve coincé pendant 3 mois sur un projet qui nous bouffe notre énergie, notre temps, et notre rentabilité.
Le pire ? Pendant que tu bosses sur ce projet de m**** tu REFUSES des bons projets parce que ton planning est plein.
Tu transformes littéralement ton agence en usine à perte.
La bonne nouvelle ? Il existe un antidote.
Un système simple pour prendre des décisions rationnelles même quand tu as peur de manquer de CA.
LA MATRICE DE DÉCISION EN 5 CRITÈRES
Chez Whodunit, on a créé une grille d’analyse qu’on applique SYSTÉMATIQUEMENT avant chaque signature.
5 critères. Une note sur 25. Un barème clair.
Et ça change TOUT.
Voici les 5 questions qu’on se pose :
1. SANTÉ FINANCIÈRE (/5)
La question : le budget couvre-t-il mes frais + ma marge cible ?
C’est la base.
Et pourtant, combien de fois tu as accepté un projet en te disant “je me rattraperai sur le prochain” ?
Spoiler : tu ne te rattrapes JAMAIS.
Chez Whodunit, on a une règle simple.
Chaque projet doit couvrir :
• Les salaires des équipes mobilisées
• Les frais généraux (environ 30% du CA)
• Une marge de 20% minimum
Si le budget ne couvre pas ça → C’est NON.
Peu importe si le client est sympa.
Peu importe si “ça peut mener à autre chose”.
Peu importe si le projet est “prestigieux”.
2. ALIGNEMENT VISION (/5)
La question : ce projet me fait-il progresser vers mon objectif à 1 an ?
Tu veux être reconnu pour ton expertise en accessibilité ?
Alors pourquoi tu acceptes des projets e-commerce basiques qui ne t’apportent RIEN en positionnement ? Et sur lesquels tu vas te casser les dents car tes équipes n’y connaissent rien en e-commerce …
Si un projet ne te fait pas progresser vers ta vision, c’est une distraction coûteuse.
3. FLUIDITÉ (EFFORT) (/5)
La question : est-ce que j’ai déjà les systèmes pour produire ça sans douleur ?
Il y a deux types de projets.
Les projets fluides : tu as déjà le process, les outils, l’expertise, les ressources.
Tu peux livrer les yeux fermés.
Les projets douloureux : tu dois tout réinventer. Apprendre une nouvelle techno. Mobiliser toute l’équipe. Galérer sur chaque étape.
Parce qu’un projet douloureux, ça coûte :
• en temps (tu vas dépasser ton estimation)
• en stress (l’équipe va morfler)
• en rentabilité (tu vas y passer 2x plus de temps prévu)
4. POTENTIEL FUTUR (/5)
La question : y a-t-il une chance de récurrence ou un levier de visibilité ?
Un bon projet, ce n’est pas juste un coup à 15K€.
C’est :
• Un client qui reviendra pour de la maintenance
• Un client qui te recommandera dans son réseau
• Une référence qui te positionnera dans un secteur stratégique
• Un projet qui crée un effet boule de neige
Parfois, un projet à faible marge immédiate vaut de l’or à moyen terme.
5. RELATION CLIENT (/5)
La question : est-ce que le “fit” humain est là (pas de Red Flags) ?
Le critère le plus important. Et celui qu’on ignore le plus souvent.
Les Red Flags qui doivent te faire fuir :
🚩 Le client compare 15 devis et négocie tout au centime près
🚩 Il veut “voir un premier jet avant de s’engager”
🚩 Il te demande un devis gratuit ultra-détaillé (aka il va le copier pour le faire lui-même)
🚩 Il te parle comme à un exécutant (”je veux ça fait comme ça”)
🚩 Il change d’avis toutes les 48h sans prendre de décision
🚩 Son dernier prestataire “était nul” (spoiler : le problème, c’est lui)
🚩 Il ne répond jamais dans les délais mais t’envoie des “URGENT” à 22h
Chez Whodunit, on a une règle d’or : si on sent un malaise en phase commerciale → on refuse.
Parce qu’un client toxique, ça coûte :
• En énergie mentale (tu rumines le soir)
• En temps de gestion (10x plus de mails et d’appels)
• En turnover d’équipe (tes salariés vont craquer)
• En rentabilité réelle (le projet va déraper)
Un mauvais client peut démotiver toute une équipe pendant 6 mois.
Et ça, ça n’a pas de prix. Enfin si : ça coûte une FORTUNE.
LE BARÈME (OU COMMENT DÉCIDER EN 5 MINUTES)
Une fois les 5 critères évalués, tu additionnes les points.
Note sur 25 → décision :
🟢 20-25/25 : “Green Flag” absolu
→ Tu acceptes. Tu priorises. Tu chouchoutes ce client.
→ C’est le projet idéal. Fonce.
🟠 15-19/25 : zone orange
→ Le projet a du potentiel MAIS il y a des ajustements à faire.
→ Soit tu augmentes le prix (pour compenser les points faibles).
→ Soit tu réduis le périmètre (pour améliorer la fluidité).
→ Soit tu négocies des conditions (acompte plus élevé, garanties, clauses...).
🔴 Moins de 15/25 : tu prends le temps de réflexion
→ Tu laisses gentiment la place à un concurrent.
→ “Malheureusement on ne pourra pas prendre ce projet, notre planning est complet.”
→ Ou : “On n’est pas la bonne agence pour ce projet, on vous recommande [nom].”
Refuser les mauvais projets, c’est faire de la place pour les bons.
Mais ce n’est pas toujours facile/possible.
LES PIÈGES À ÉVITER
Avant de te lancer avec cette matrice, attention à ces erreurs classiques !
Piège #1 : tricher avec les notes
“Ouais bon, il est à 13/25 mais je vais arrondir à 15 parce que j’ai besoin de CA ce mois-ci...”
Si tu triches, autant ne pas utiliser la matrice.
Elle n’existe que pour te protéger de tes biais émotionnels.
Piège #2 : ne pas impliquer l’équipe
Si tu utilises cette matrice tout seul dans ton coin, ton équipe ne comprendra pas pourquoi tu refuses des projets.
Forme-les.
Implique-les.
Utilisez la matrice ensemble.
Piège #3 : oublier de la mettre à jour
Ta vision évolue.
Tes objectifs changent.
Tes systèmes se développent.
Ta matrice doit évoluer avec.
Revois-la tous les 6 mois pour l’ajuster à ta réalité actuelle.
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🔮 LA SEMAINE PROCHAINE...
On change de registre. Le PAQ : Plan d’Assurance Qualité
Le document que personne ne crée (et qui pourrait te sauver des milliers d’euros en litiges et en temps perdu).
À mercredi prochain,
Emilie
PS : Si tu appliques cette matrice cette semaine, réponds-moi ! J’adore voir comment vous l’adaptez à votre contexte.
Moi j'applique une matrice de décision un poil différente parce que je suis solo : Fun Flouze Fame > il faut que le projet coche au moins 2 cases ET surtout qu'il coche la case "je le sens bien, ça va être sympa"
Dorénavant si la case "je le sens pas" est cochée ne serait-ce qu'à moitié, je refuse, et ça fait un bien fou