Salut !
Avoir les mauvais outils, c'est comme être un bon danseur étoile qui a les mauvais chaussons à ses pieds.
Tu peux être le meilleur du monde, si tes chaussons te font mal ou glissent, tu vas te vautrer.
C'est exactement pareil dans le business.
Les bons outils, ça change VRAIMENT la donne.
Mais attention...
Un bon outil, c'est pas un outil cool, joli, coloré ou à la mode.
Et ce n'est pas parce qu'un outil va aller à un business et une organisation qu'il va t'aller à toi.
En 16 ans, en passant de freelance à plus de 25 salariés, j'ai dû changer d'outils... je ne sais même plus combien de fois.
L'histoire de nos outils de gestion de projet est un parfait exemple.
Au début, on était sur Trello. Simple, efficace pour une petite équipe.
Puis on a grandi, et Trello est devenu trop basique.
Alors on a testé Asana... qui s'est aussi révélé trop simple pour nos besoins.
Et la liste continue !
À chaque fois, j'étais convaincue que "cette fois, c'est le bon". 🤦♀️
Tu imagines le bordel ? Refaire les formations, reconfigurer les projets en cours, réexpliquer les process... L'équipe était à deux doigts de la mutinerie !
Et moi, dans ma tête, j'étais persuadée de leur rendre service.
Aujourd'hui encore, on évolue.
On va passer de Zendesk à Jira. Mais cette fois, c'est différent.
On a enfin compris ce qu'on voulait vraiment, et surtout... on a une méthode.
Une méthode que j'ai construite après toutes ces galères.
Des bonnes pratiques pour choisir un outil, savoir quand en changer (et surtout quand ne pas en changer).
Et c'est exactement ça que j'ai envie de te partager : pour t'aider à gagner du temps, t'éviter mes erreurs et découvrir ma stack actuelle.
Prête à découvrir ce qui se cache vraiment derrière les coulisses de Whodunit ?
C’est partiiiiii 👇
📌 SI TU ME DÉCOUVRES...
Hey !
Moi c'est Emilie, CEO de l'agence WordPress Whodunit depuis 16 ans.
En bref :
• J'ai transformé mon activité de freelance en agence à 1,7M€ de CA
• 27 passionnés dans l'équipe, 100% télétravail depuis 2017
• 2ème agence mondiale contributrice au core WordPress
• Créatrice de la Whodunit Academy pour partager mes secrets business
Dans cette newsletter, tu découvriras les systèmes qu'on met en place, les outils qu'on teste, et surtout les erreurs à éviter pour créer une agence qui dure.
Si tu veux gagner du temps dans ton parcours, bienvenue dans l'aventure !
LES OUTILS QU'ON UTILISE DEPUIS DES ANNÉES
Notion : notre Bible interne
Au début, personne n'y croyait dans l'équipe.
"Encore un outil de documentation qui va finir aux oubliettes", qu'ils disaient.
Surtout après un essai désastreux de Confluence.
Aujourd'hui ? C'est notre Wikipedia interne.
Nos process ? Dans Notion.
Nos templates de mail ? Notion.
La documentation de nos agents IA ? Toujours Notion.
Le truc qui a tout changé : on a arrêté de vouloir en faire un super-outil qui fait tout. On l'utilise pour ce qu'il fait le mieux : centraliser notre connaissance.
Slack : notre machine à café virtuelle
Quand on est passés en full remote en 2016, tout le monde nous disait qu'on allait perdre notre culture d'entreprise.
9 ans plus tard, Slack est devenu notre open space virtuel.
On a des channels pour TOUT : les blagues pourries, les photos de chats, de chiens, les recettes de cuisine, le sport... (on bosse aussi avec … je vous rassure)
On s'est créé notre petit monde.
"Apéroport" est devenu une private joke légendaire, et ne parlons même pas de notre tradition annuelle des sapins de Noël à base de pouces en l'air !
Zendesk : notre fidèle compagnon (qui va bientôt prendre sa retraite)
Ah, Zendesk... Notre histoire d'amour qui va bientôt se terminer.
On l'utilise depuis tellement longtemps qu'on arrive au 20 000ème ticket support. Imagine un peu : 20 000 conversations, demandes, solutions...
Mais voilà, à 27 personnes, la facture est devenue... comment dire... TRÈS salée.
Le genre de montant qui te fait t'étouffer avec ton mactha quand tu reçois la facture. Et puis il manque des fonctionnalités que nos clients nous réclament depuis des années.
C'est pour ça qu'on passe sur Jira. Pas parce que Zendesk n'est pas bon, il est excellent. Mais parce qu'on a grandi, et nos besoins aussi.
Parfois, il faut savoir quitter un outil qu'on aime, non pas parce qu'il est mauvais, mais parce qu'on a évolué.
Google Drive : notre coffre-fort depuis le jour 1 ou presque
Je me souviens encore de mon premier dossier sur Drive.
C’etait la révolution.
À l'époque, tout le monde jonglait entre clés USB, WeTransfer et dossiers zip.
Un vrai cauchemar.
Depuis, TOUS nos documents clients passent par là.
Pourquoi on ne changera jamais ? Ça marche, tout simplement :)
Workleap : notre thermomètre d'équipe
En full remote, c'est pas toujours facile de sentir l'ambiance.
Comment tu sais si ton équipe va bien quand tu ne la vois pas ?
Workleap nous donne cette visibilité.
Pas juste avec des sondages barbants, mais avec des vrais insights :
• Comment va l'équipe ?
• Qui a besoin d'aide ?
• Quels sont les points de friction ?
Le plus important ? C'est anonyme. Les gens sont honnêtes. Et ça nous permet d'agir AVANT que les problèmes ne deviennent trop gros.
LES OUTILS QUI GÈRENT NOS SOUS
Sellsy : notre CRM qui fait tourner la boutique
Ah, la gestion commerciale... Avant Sellsy, c'était le far west :
• Des devis dans Google Docs
• Des factures dans Excel
• Des relances à la main
• Des pipelines commerciaux... euh, quels pipelines ?
Aujourd'hui ? Tout est centralisé :
• Devis en 2 clics
• Factures
• Suivi des opportunités en temps réel …
Rocketchat : notre tableau de bord financier
Tu sais ce qui fait vraiment la différence entre une agence qui galère et une agence qui grandit sereinement ? La visibilité sur sa trésorerie.
Avec Rocketchat, on suit en temps réel :
• Les entrées/sorties
• Les paiements en attente
• Les prévisions de trésorerie
Le game changer : Plus besoin d'attendre la fin du mois pour savoir où on en est. Je peux prendre des décisions rapides, basées sur des chiffres réels.
La combo Sellsy + Rocketchat, c'est notre cockpit financier.
Une facture émise dans Sellsy = mise à jour automatique dans Rocketchat.
NOS GAME-CHANGERS DE 2024
Dust : Mon assistant IA qui a changé ma vie
Je ne suis pas du genre à m'emballer facilement pour un outil. Mais Dust... c'est différent.
Tu vois, j'ai testé TOUS les assistants IA : ChatGPT, Claude, Gemini... Mais ils avaient tous le même problème : ils ne connaissaient pas MON business, MES données, MON contexte.
Dust, lui, a accès à tout :
• Nos 20 000 tickets support
• Notre doc interne
• Nos process
• Nos échanges
D’ailleurs je t’en parle ici si ce sujet t’interesse.
Make : notre couteau suisse de l'automatisation
Tu sais ce qui me rendait DINGUE avant ?
Tous ces petits trucs répétitifs qu'on faisait à la main :
• Copier-coller des infos d'un outil à l'autre
• Créer manuellement des tâches récurrentes
• Envoyer des rappels
• Mettre à jour 50 tableaux différents
Make a tout changé.
Pourquoi Make est devenu indispensable :
• Des automatisations complexes mais faciles à construire
• Une fiabilité à toute épreuve
• Des connexions avec TOUS nos outils
• Un prix qui reste raisonnable même quand on scale
Noota : la fin des "qui prend les notes ?"
Tu connais cette phrase qui tue l'ambiance en début de réunion ? "Euh... quelqu'un peut prendre les notes ?"
Plus jamais.
Nota enregistre, transcrit et résume nos réunions Zoom.
Et ce que j’adore, c’est qu’il comprend le CONTEXTE :
• On fait des blagues ? Il les zappe
• On rentre dans le technique ? Il garde tout
• On piapiatte après quelqu'un ? Il modère
C'est comme avoir un assistant ultra-pro qui sait exactement ce qui mérite d'être noté et ce qui relève de la conversation de machine à café.
Et imagine.
15 réunions par semaine × 30 min de prise de notes = 7,5h économisées.
Par semaine. BOOM.
Plus besoin de jongler entre écouter, participer ET prendre des notes.
On peut enfin se concentrer sur l'essentiel : les échanges avec l'équipe et les clients.
LES ERREURS QU'ON NE REFERA PLUS JAMAIS
Erreur #1 : le syndrome du "Ça va tout résoudre"
Tu sais ce moment où tu découvres un nouvel outil et tu te dis "ÇA Y EST, j'ai trouvé LA solution à tous nos problèmes !" ?
Eh bien... c'est un piège. Un ÉNORME piège.
On l'a fait avec Wrike. On s'est dit "Génial, un outil qui fait TOUT !"
Et même le café (bon, presque)
Résultat ? On a passé 6 mois à configurer un monstre qui ne faisait rien correctement.
Un outil qui fait tout = un outil qui fait tout moyennement
Erreur #2 : ne pas anticiper la croissance
Celle-là, elle fait mal au portefeuille.
Quand on a choisi Zendesk, on était 5.
Le prix par utilisateur nous semblait correct. Puis on est passés à 10, 15, 20... maintenant 27 personnes.
Et la facture ? Elle a explosé. Genre, VRAIMENT explosé.
Ce qu'on fait maintenant ?
On calcule TOUJOURS le coût à 40 utilisateurs avant de choisir un outil.
Même si on pense qu'on n'y arrivera jamais.
Erreur #3 : La sur-personnalisation
On l'a fait avec TOUS nos outils au début.
On se disait "Ouais mais si on le customise comme ça, et comme ça, et encore comme ça..."
Le problème ? Plus tu personnalises un outil, plus :
• Les mises à jour deviennent compliquées
• La formation des nouveaux est un cauchemar
• Tu perds les fonctionnalités natives qui marchent bien
Notre nouvelle règle : on prend l'outil tel qu'il est.
S'il ne correspond pas à 80% de nos besoins SANS personnalisation, ce n'est pas le bon.
Erreur #4 : ne pas écouter l'équipe
Ma plus grosse erreur ?
Choisir des outils sans impliquer ceux qui vont les utiliser tous les jours.
J'ai déjà débarqué en mode "Surprise ! On change tout lundi !"
Spoiler : ça s'est mal passé.
Notre process actuel :
• Test avec un petit groupe
• Feedback de l'équipe
• Phase pilote de xx semaines
• Formation progressive
• Transition en douceur
MA MÉTHODE POUR CHOISIR LES BONS OUTILS (ET NE PLUS JAMAIS SE PLANTER)
Règle #1 : pars TOUJOURS du problème, pas de la solution
Avant, je faisais comme tout le monde : "Oh, ce nouvel outil a l'air cool !"
Maintenant, je fais l'inverse :
J'identifie un problème concret
Je le quantifie (temps perdu, coût, frustration)
PUIS je cherche une solution
Règle #2 : la règle des verticales
Un outil doit être le MEILLEUR dans sa catégorie. Point.
On préfère avoir :
• Le meilleur outil de gestion de projet
• Le meilleur CRM
• Le meilleur outil de support
Plutôt qu'un seul outil qui fait les 3... moyennement.
Règle #3 : la méthode des cercles
Imagine 3 cercles :
Ce dont on a besoin MAINTENANT
Ce dont on aura besoin dans 6 mois
Les fonctions "ce serait cool d'avoir"
L'outil doit :
• Couvrir 100% du cercle 1
• 80% du cercle 2
• On s'en fout du cercle 3
Règle #4 : le test du coût caché
Pour CHAQUE outil, on calcule :
• Prix par utilisateur × 40 personnes
• Temps de formation nécessaire
• Temps de configuration
• Coût d'intégration avec nos autres outils
Si le total fait plus que le problème qu'on essaie de résoudre... on passe.
Règle #5 : la règle d'or des intégrations
TOUS nos outils doivent pouvoir se parler. Soit nativement, soit via Zapier/Make.
Si un outil est isolé = plus de travail manuel = plus d'erreurs = pas bon.
🤝 BESOIN D'UN COUP DE POUCE ?
Tu sais ce qui est encore plus efficace que de copier un système ?
Avoir quelqu'un qui te guide pour l'adapter à TA réalité.
Parce que chaque entreprise est unique.
Chaque dirigeant.e a son style.
Et surtout, chaque business a ses défis spécifiques.
C'est pour ça que je propose des sessions de mentorat personnalisé où on travaille ensemble sur :
• La structuration de ton temps en fonction de TES priorités
• L'adaptation des outils à TON workflow
• L'optimisation de TES process pour une croissance sereine
→ Découvre mon programme de mentorat
Ou encore mieux : réservons 30 minutes pour explorer comment je peux t'aider à mettre en place un système qui te ressemble.
→ Réserver un call découverte
C'est sans engagement, juste une conversation entre entrepreneurs pour voir si on peut faire un bout de chemin ensemble 🤝
🔮 LA SEMAINE PROCHAINE...
La semaine prochaine, je te dévoile ma stratégie de vente qui a fait passer Whodunit de 0 à 2 millions.
Tu découvriras :
• Comment j'ai défini mes objectifs (et pourquoi les tiens sont probablement trop bas) • Ma méthode pour identifier LE client idéal (et arrêter de courir après tout le monde) • Le parcours de vente qui convertit à tous les coups (bon je m’emballe un peu)
• Et surtout... comment j'ai arrêté de stresser avec la prospection
Parce qu'avoir les bons outils c'est bien, mais avoir la bonne stratégie derrière... c'est encore mieux ! 😉
À mercredi prochain,
Emilie
PS : Si cet email t'a été utile, n'hésite pas à le partager.
Plus on est de fou à avoir les bons outils, plus on rit !
Bon ok je suis nulle en blague, je ne peux pas avoir tous les talents 😆
Merci pour tous ces conseils !